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Outlook 2016 – Répondre automatiquement aux messages reçus en cas d’absence

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Vous pouvez demander à Outlook de répondre automatiquement aux messages que vous recevez si vous êtes absent ou en vacances. Il suffit pour cela de créer une règle de réponse automatique.

Dans un premier temps, vous devez créer le message d’absence. Basculez sur l’onglet Courrier dans la barre de navigation. Cliquez sur l’icône Nouveau message électronique et tapez le texte que vous souhaitez utiliser dans la réponse automatique.

Basculez sur l’onglet Fichier dans la fenêtre de composition, puis cliquez sur Enregistrer sous. Sélectionnez Modèle Outlook dans la liste Type, donnez un nom à votre message, puis cliquez sur Enregistrer.

Fermez le message en cliquant sur sa case de fermeture. De retour dans la fenêtre principale d’Outlook, cliquez sur l’icône Règles dans le groupe Déplacer, et choisissez Gérer les règles et les alertes dans le menu. Cliquez sur Nouvelle règle. Sous Démarrer à partir d’une règle vierge, cliquez sur Appliquer la règle aux messages que je reçois, puis cliquez sur Suivant.

Sous Quelle(s) condition(s) voulez-vous vérifier ?, cochez la case Où j’apparais dans la zone A et tout autre critère que vous souhaitez, puis cliquez sur Suivant.

Sous Que voulez-vous faire de ce message ?, cochez la case Répondre en utilisant un modèle spécifique.

Sous Étape 2: modifiez la description de la règle (cliquez sur une valeur soulignée), cliquez sur un modèle spécifique.

Dans la boîte de dialogue Sélectionner un modèle de réponse, sélectionnez Modèles dans le fichier système dans la liste déroulante Rechercher dans.

Sélectionnez le modèle que vous avez créé précédemment, puis cliquez sur Ouvrir.

Cliquez sur Suivant.

S’il existe des exceptions à la réponse automatique, cochez les cases correspondantes puis cliquez sur Suivant.

Sous Étape 1: attribuez un nom à cette règle, définissez le nom de la nouvelle règle, cliquez sur Terminer, puis sur OK.

A partir de maintenant, une réponse indiquant votre absence sera systématiquement envoyée aux messages que vous recevrez.

Pour désactiver cette règle, cliquez sur Règles, choisissez Gérer les règles et les alertes dans le menu, décochez la règle correspondante, puis cliquez sur OK pour fermer la boîte de dialogue Règles et alertes.

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Comments

Merci! beaucoup, beaucoup mieux que le support microsoft…

Bonjour, J’ai réussi à mettre la règle de message par contre mon message d’absence reste dans les brouillons??? Est-ce que vous pouvez m’aider?

Bonjour,

Si vous avez bien sauvegardé le message comme indiqué, vous pouvez supprimer le message qui se trouve dans le dossier Brouillons…

Bonjour,

j’ai suivi votre procédure à la lettre jusqu’au bout (merci d’ailleurs pour vos explications!) mais lorsque je m’envoie un mail , d’une autre boite , je ne reçois aucun message d’absence… Auriez vous une idée? je pars en vacances dans 4 h et je commence a m’arracher les cheveux……. merci!

Bonjour,

Cette procédure fonctionne sous Outlook 2016. Est-ce que c’est bien votre version ?

Bonjour,
La procédure fonctionne uniquement si Outlook reste ouvert ?

Bonjour,
La méthode décrite suppose que votre ordinateur est sous tension, que la messagerie est ouverte et que la recherche de nouveaux message est effectuée périodiquement de façon automatique.
Si vous voulez que les messages d’absence soient envoyés alors que votre ordinateur est éteint, le traitement doit se faire au niveau du serveur. Ceci est possible avec un serveur Exchange…

Bonjour,
Je rencontre le même problème que Martine, mes mails de réponse restent dans Brouillons et ne sont jamais envoyés. Le brouillon original avec le message a bien été supprimé. Auriez-vous une idée sur ce qui pourrait éventuellement coincer ? Par avance merci de votre réponse.

Bonjour Aurélie,

Est-ce que vous utilisez bien Outlook 2016 ? Est-ce que vous respectez toutes les étapes ?

Bonjour Michel,
Merci pour votre retour. J’ai bien suivi les étapes une à une et je suis bien sous Outlook 2016. Les messages de réponse sont automatiquement enregistrés dans Brouillons et ne sont pas envoyés.
Cordialement.

Aurélie,
Je reviens vers vous dès que j’ai un matériel pour tester ce tuto.

Michel,
Avez-vous eu l’occasion de vous pencher sur la question ?
Cordialement.

J’utilise Office 2016 et Outlook2016. Souhaitant alerter ma clientèle de mon absence, j’ai eu la surprise de n’être pas doté du modèle « Réponses automatiques Absence du bureau dans « Information sur le compte » comme je l’avais constaté sur le PC de mon comptable. Je contacte MICROSOFT et suis pris en charge par un employée qui me désinstalle mon Office 2016 pour m’installer l’OFFICE 365 qui est payant moyennant 69 € en location pour une année et me crée une nouvelle messagerie dont l’extension de ma messagerie devient Outlook.fr. Et là cela été la catastrophe ! Autant que la case absence du bureau est apparue dans cette nouvelle messagerie, autant que la manœuvre est restée totalement inefficace dans mes messageries Wanadoo et Gmail. La liaison avec MICROSOFT a été rompue et je n’ai jamais pu le recontacter. Le lendemain je le recontacte et suis repris par un autre technicien qui semblait plus chevronné. Finalement ce dernier me déclare que je n’avais pas besoin d’Office 365 et me rembourse les 69€, puis me réinstalle Office 2016 et présente ses excuses au nom de MICROSOFT. Le problème est qu’à nouveau le système n’a pas marché !!!. Je le rappelle et il me déclare que seul un logiciel Exchange peut régler mon problème. Or, je possède un Office Personnel utilisé à des fins professionnels, l’exchange étant réservé qu’aux professionnels.
Histoire de fou !!! Finalement, si vous avez un compte Orange (Wanadoo) rien de plus simple pour créer votre réponse d’absence.
Mais j’utilise Outlook, j’ai suivi les conseils de Michel, mais je rencontre. les mêmes problèmes qu’Aurélie. Le message reste dans le brouillon. Alors où en est-on ??

Bonjour,
Apparemment, les choses ont évolué depuis que j’ai écrit cet article. Désormais, la réponse automatique en cas d’absence fonctionne sur les comptes Exchange. Dans ce cas, lorsque vous cliquez sur le menu Fichier, une option « Réponses automatiques » est accessible et il est très simple de définir votre message en cas d’absence.

Si vous utilisez un compte de messagerie non Exchange, Microsoft donne une méthode sensiblement équivalente à la mienne, mais qui, après test, ne fonctionne pas plus que le mienne. Voici le lien si vous êtes curieux : https://support.office.com/fr-fr/article/Transférer-et-rediriger-automatiquement-les-messages-9f124e4a-749e-4288-a266-2d009686b403

Bonjour Michel,
Je vous remercie pour votre retour. La méthode ne fonctionne toujours pas de mon côté. Et le tutoriel Microsoft n’apporte pas la solution recherchée. Il semblerait qu’un serveur Exchange soit indispensable.