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Pour coéditer une présentation avec une ou plusieurs autres personnes, commencez par la sauvegarder dans votre espace OneDrive. Pour cela, cliquez sur Partager dans l’angle supérieur droit de la fenêtre de PowerPoint. Le panneau Partager s’affiche dans la partie droite de la fenêtre. Cliquez sur Enregistrer dans le cloud, puis double-cliquez sur OneDrive. Il ne vous reste plus qu’à choisir un dossier et un nom pour votre fichier puis à cliquer sur Enregistrer pour l’enregistrer dans OneDrive.

Une fois votre présentation enregistrée sur OneDrive, le volet Partager change d’allure. Si ce n’est pas le cas, cliquez à deux reprises sur Partager, dans l’angle supérieur droit de la fenêtre de PowerPoint :

Entrez l’adresse e-mail de la personne avec laquelle vous voulez partager la présentation, indiquez si cette personne pourra modifier ou simplement afficher ce document, entrez un message pour la prévenir du partage et cliquez sur Partager :

Remarque :

Si vous préférez envoyer l’invitation de partage par vos propres moyens, vous pouvez également cliquer sur Obtenir un lien de partage, dans la partie inférieure du volet Partager. Le volet Partager change d’allure. Il contient maintenant deux boutons pour créer un lien de modification et un lien de consultation seule. Cliquez sur le bouton qui correspond à ce que vous voulez faire. Un lien est généré. Cliquez sur Copier, insérez le lien généré par PowerPoint dans un email et envoyez-le à la ou aux personnes concernées.

Une fois le partage effectué, la présentation est ouverte par son propriétaire dans un navigateur Web à partir de son espace OneDrive. L’accès se fait à partir de la page onedrive.live.com du propriétaire :

Le coéditeur ouvre ensuite la présentation en cliquant sur le bouton d’édition dans le message qui lui a été envoyé :

Une fois le classeur ouvert, le coéditeur se connecte en cliquant sur Se connecter. Il clique alors sur Modifier la présentation, puis sur Modifier dans le navigateur :

Quelques instants plus tard, la présentation est prête pour la coédition.

Lorsque la présentation est modifiée par le propriétaire ou par le coéditeur, la modification apparaît quasi-instantanément chez l’autre coéditeur.

Pour protéger une présentation contre toute modification abusive, vous pouvez lui associer un mot de passe. Sélectionnez l’onglet Fichier dans le ruban, cliquez sur Enregistrer sous, puis sur Parcourir. Dans la partie inférieure droite de la boîte de dialogue Enregistrer sous, cliquez sur Outils puis sur Options générales.

Si vous souhaitez que vos lecteurs/correcteurs saisissent un mot de passe avant de pouvoir afficher la présentation, complétez la zone de texte Mot de passe pour la lecture.

Si vous souhaitez que vos lecteurs/correcteurs saisissent un mot de passe avant de pouvoir enregistrer les modifications qu’ils ont apportées à la présentation, complétez la zone Mot de passe pour la modification.

Cliquez sur OK, confirmez votre ou vos mots de passe, puis cliquez sur Enregistrer pour sauvegarder la présentation. Désormais, seules les personnes en possession des mots de passe pourront ouvrir et/ou modifier votre présentation.

Pour envoyer une présentation par e-mail au format PDF ou XPS :

1. Ouvrez la présentation que vous souhaitez envoyer.
2. Sélectionnez l’onglet Fichier dans le ruban, puis cliquez successivement sur Partager, Courrier, puis Envoyer en tant que PDF ou Envoyer en tant que XPS.

3. La présentation est convertie au format PDF ou XPS et attachée à un nouvel e-mail. Entrez l’adresse du destinataire dans la zone A et le sujet du message dans la zone Objet.
4. Complétez le message en entrant quelques mots dans la zone de composition du message.
5. Cliquez sur Envoyer pour envoyer le message.

PowerPoint 2019 vous permet d’exporter vos présentations au format PDF ou XPS, afin de préserver leur mise en forme et d’interdire la modification des données qu’elles renferment. Ces formats de fichiers sont particulièrement utiles si vous désirez diffuser vos présentations auprès de collègues ou sur le Web.

Pour exporter une présentation dans un tel format, sélectionnez l’onglet Fichier dans le ruban, cliquez sur Exporter, sur Créer un document PDF/XPS puis sur Créer PDF/XPS.

La boîte de dialogue Publier comme PDF ou XPS s’affiche. Sélectionnez PDF ou Document XPS dans la liste Type, selon le type de fichier souhaité. Choisissez un dossier et un nom pour votre fichier puis cliquez sur Publier pour continuer. En fin de conversion, le fichier PDF ou XPS est automatiquement ouvert dans la visionneuse appropriée :

Vous utilisez certainement Windows 10 October 2018 Update ou une version ultérieure. Dans cette version du système, la visionneuse XPS est désactivée par défaut. Si vous manipulez des fichiers au format XPS, vous devez donc activer la visionneuse. Cliquez sur Démarrer puis sur Paramètres. La boîte de dialogue Paramètres Windows s’affiche. Cliquez sur l’icône Applications. La boîte de dialogue Applications et fonctionnalités s’affiche. Cliquez sur le lien Gérer les fonctionnalités facultatives :

La boîte de dialogue Gérer les fonctionnalités facultatives s’affiche. Cliquez sur Ajouter une fonctionnalité :

La boîte de dialogue Ajouter une fonctionnalité s’affiche. Déplacez-vous dans la partie inférieure de cette boîte de dialogue pour atteindre l’entrée Visionneuse XPS, puis cliquez sur cette entrée. Le bouton Installer s’affiche. Cliquez dessus, puis fermez la boîte de dialogue Ajouter une fonctionnalité :

Vous devez redémarrer l’ordinateur pour finaliser l’installation de la visionneuse XPS. Maintenant, pour afficher un fichier XPS, il vous suffit de double-cliquer dessus.

Si vous utilisez encore Windows 8.1 ou Windows 7, la visionneuse XPS est installée par défaut.

Pour afficher un fichier PDF, vous devez utiliser une « visionneuse PDF« . Si votre ordinateur fonctionne sous Windows 10, il sera ouvert dans Microsoft Edge, qui fait office de visionneuse PDF. Si votre ordinateur fonctionne sous Windows 8.1, une visionneuse PDF est déjà installée par défaut. Si vous utilisez une version antérieure du système, rendez-vous sur la page https://get.adobe.com/fr/reader/ pour télécharger la visionneuse d’Adobe.

Pour envoyer une présentation en pièce jointe par e-mail :

1. Ouvrez la présentation que vous souhaitez envoyer.
2. Sélectionnez l’onglet Fichier dans le ruban, puis cliquez successivement sur Partager, Courrier, puis Envoyer en tant que pièce jointe.

3. Entrez l’adresse du destinataire dans la zone A et le sujet du message dans la zone Objet.
4. Complétez le message en entrant quelques mots dans la zone de composition du message.
5. Cliquez sur Envoyer pour envoyer le message.

Les compléments pour Office peuvent vous aider à personnaliser vos présentations ou à faciliter l’accès à certaines informations disponibles sur le Web. Par exemple, vous pouvez utiliser un complément pour Office pour rechercher des éléments sur Bing ou Wikipédia, ou encore pour ajouter une carte dans une présentation en quelques clics souris.

Dans cette rubrique, je vais vous montrer comment ajouter un complément qui donne accès à la bibliothèque d’images gratuite Pexels.

Basculez sur l’onglet Insertion dans le ruban, cliquez sur Mes compléments dans le groupe Compléments. Pour l’instant, aucun complément pour Office n’est installé. Cliquez sur Office Store. Tapez pexels dans la zone de recherche et appuyez sur la touche Entrée. Cliquez sur Ajouter, à droite du complément Pexels.

Une boîte de dialogue vous informe des conditions d’utilisation de ce complément. Cochez la case J’accepte ces conditions d’utilisation et cliquez sur Ajouter :

Quelques instants plus tard, l’icône du complément Pexels apparait à droite de l’onglet Insertion du ruban :

Cliquez sur cette icône. Le volet Pexels s’affiche dans la partie droite de la fenêtre. Indiquez ce que vous cherchez (en anglais) dans la zone de texte Search for free photos et appuyez sur la touche Entrée du clavier. Quelques instants plus tard, de nombreuses photos libres de droit sont à portée de souris :

Cliquez sur une imagette pour insérer la photo correspondante dans la diapositive courante :

Le mode protégé améliore la protection contre les fichiers qui pourraient menacer l’intégrité de votre ordinateur. Ce mode de fonctionnement s’active automatiquement lorsque vous ouvrez un fichier à risque : il peut par exemple s’agir d’un fichier téléchargé sur le Web ou encore d’une pièce jointe dans un message e-mail.

Lorsque vous ouvrez un tel fichier, un bandeau de couleur jaune vous signale le risque potentiel encouru.

Dans ce mode, vous pouvez lire, mais pas modifier la présentation. Si vous êtes sûr(e) qu’elle ne présente aucun danger, cliquez sur Activer la modification, dans la partie droite du bandeau de couleur jaune.

Si nécessaire, le mode protégé peut être personnalisé. Basculez sur l’onglet Fichier dans le ruban, puis cliquez sur Options. Sélectionnez l’onglet Centre de gestion de la confidentialité, puis cliquez sur Paramètres du Centre de gestion de la confidentialité. Sélectionnez l’onglet Mode protégé dans la boîte de dialogue Centre de gestion de la confidentialité et paramétrez ce mode comme vous l’entendez.

Par exemple, décochez la case Activer le mode protégé pour les pièces jointes Outlook pour désactiver le mode protégé lorsque vous ouvrez un fichier PowerPoint à partir d’un message Outlook.