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Dans une feuille de calcul, les cellules de certaines colonnes peuvent avoir des largeurs très différentes. Si vous adaptez automatiquement la largeur de ces colonnes pour que tout leur contenu soit visible, la lecture des lignes peut être difficile. Cette section va vous montrer comment ajouter des points de suspension pour faciliter la lecture :

Sélectionnez les cellules où vous voulez afficher les points de suspension. Cliquez sur l’icône Format de nombre dans le groupe Nombre de l’onglet Accueil du ruban. La boîte de dialogue Format de cellule s’affiche. Sélectionnez l’onglet Nombre (1), la catégorie Personnalisée (2) et tapez @*. dans la zone de texte Type (3) :

Validez en cliquant sur OK. Désormais, des points de suspension complètent toutes les cellules non vides pour lesquelles vous avez défini un format personnalisé.

Les formats conditionnels peuvent comporter jusqu’à quatre sections séparées entre elles par des points-virgules :

format si positif; format si négatif; format si nul; format si texte

Vous pouvez définir la couleur des caractères dans une ou plusieurs des quatre sections. Voici les couleurs autorisées : [Noir], [Vert], [Blanc], [Bleu], [Magenta], [Jaune], [Cyan] et [Rouge].

Voici un exemple de format conditionnel :

[Bleu]0,00;[Rouge]-0,00;[Vert]Standard;[Magenta]Standard

Ce tableau indique le format d’affichage en fonction du contenu de la cellule :

Il n’est pas nécessaire d’inclure toutes les sections dans un format conditionnel. Si vous ne spécifiez que deux sections, la première est utilisée pour les valeurs positives et les valeurs nulles, la seconde pour les valeurs négatives. Si vous souhaitez ignorer une section de code, insérez simplement un point-virgule.

Voici un exemple de format conditionnel dans lequel les nombres positifs ou nuls sont affichés en noir et les nombres négatifs en rouge :

[Noir]Standard;[Rouge]-Standard

Le tableau suivant résume les caractères de mise en forme utilisables :

Par exemple, Voici comment s’affiche la chaîne 12/08/2020 09:15:10 mise en forme avec le format personnalisé jjjj jj/mm/aaaa hh:mm :

Utilisation de chaînes dans un format personnalisé

Il est possible d’insérer des informations textuelles dans un format personnalisé. Pour cela, il suffit de les encadrer par des guillemets, comme par exemple :

« Date butoir : « jj/mm/aaaa » à « hh:mm

Voici un exemple d’utilisation :

La syntaxe utilisée dans les formats prédéfinis vous semble peut-être complexe, mais après quelques explications, vous serez à même de créer vos propres formats.

Un format personnalisé est constitué de caractères fixes et de caractères de remplacement.

Le caractère 0 représente un chiffre toujours affiché et le caractère # représente un chiffre qui s’affiche s’il est présent.

Par exemple, si vous appliquez le format personnalisé 00000,000 à une cellule qui contient le nombre 55,1, voici ce qui s’affichera :

Si la cellule contient le nombre 1234,1234, voici ce qui s’affichera :

Voyons maintenant ce qui se passe si vous appliquez le format personnalisé #####,### à une cellule qui contient le nombre 55,1 :

Les 0 avant et après la virgule ne sont plus affichés.

Si la cellule contient le nombre 1234,1234, voici ce qui s’affiche :

Le 0 au début du nombre n’est plus affiché et le nombre de décimales est limité à 3.

Outre les caractères 0 et #, vous pouvez utiliser un espace dans un format personnalisé pour provoquer une séparation des milliers. Par exemple, en utilisant le format personnalisé :

# ##0,00

Un espace sera inséré tous les trois chiffres avant la virgule :

Sélectionnez la ou les cellules dont vous voulez changer la mise en forme, puis choisissez un format prédéfini dans la liste déroulante Format de nombre, dans le groupe Nombre de l’onglet Accueil du ruban :

Les cellules sont immédiatement mises en forme :

Si nécessaire, vous pouvez utiliser les icônes Ajouter une décimale et Réduire les décimales du groupe Nombre pour ajuster le nombre de décimales dans les cellules :

Cette section va vous montrer comment extraire le prénom et le nom des personnes listées dans une colonne. Dans cet exemple, les données se trouvent dans la colonne D. Le but est d’extraire les prénoms dans la colonne E et les noms dans la colonne F :

Dans un premier temps, vous allez extraire le prénom de la cellule D2. Cliquez dans la cellule E2 et entrez cette formule :

=GAUCHE(D2;CHERCHE(" ";D2)-1)

La fonction GAUCHE() retourne les premiers caractères de la cellule précisée dans le premier paramètre. Le deuxième paramètre définit la position du dernier caractère retourné. Ici, on utilise la fonction CHERCHE() pour rechercher l’espace entre le prénom et le nom dans la cellule D2. Utilisez la poignée de recopie de la cellule E2 pour copier la formule jusqu’à la cellule E4.

Vous allez maintenant extraire le nom de la cellule E2. Cliquez sur la cellule F2 et entrez cette formule :

=DROITE(D2;NBCAR(D2)-CHERCHE(" ";D2))

La fonction DROITE() retourne les derniers caractères de la cellule précisée dans le premier paramètre. Le deuxième paramètre définit la position du premier caractère retourné. Ici, on utilise :

• La fonction NBCAR() pour connaitre le nombre de caractères de la cellule D2.
• La fonction CHERCHE() pour trouver la position de l’espace entre le prénom et le nom dans la cellule D2.

En soustrayant les valeurs retournées par ces deux fonctions, on obtient la position du premier caractère à retourner. Utilisez la poignée de recopie de la cellule F2 pour copier la formule jusqu’à la cellule F4.

Il est parfois utile d’extraire les initiales d’un nom dans les cellules d’une feuille de calcul Excel, comme par exemple dans cette feuille de calcul :

Voici la formule utilisée pour calculer la cellule B2 :

=GAUCHE(A2;1)&STXT(A2;CHERCHE(" ";A2)+1;1)

Quelques explications :

• La fonction GAUCHE() extrait le premier caractère de la cellule A2.
• La fonction CHERCHE() retourne la position du caractère espace dans la cellule A2.
• La fonction STXT() extrait le premier caractère qui suit l’espace de la cellule A2. Pour cela, on lui passe trois paramètres : le nom de la cellule, la position où doit débuter l’extraction et la longueur de la chaine extraite.

Il ne reste plus qu’à utiliser la poignée de recopie pour étendre la formule jusqu’à la cellule B6.