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Plusieurs modes d’affichage sont possibles dans Word : Lecture, Page, Web, Plan et Brouillon.

Les modes Lecture, Page et Web sont accessibles en cliquant sur les icônes affichées dans la partie droite de la barre d’état.

Les modes Plan et Brouillon sont accessibles via l’onglet Affichage du ruban.

Vous pouvez également utiliser des raccourcis clavier pour accéder à trois des cinq modes d’affichage :

• Alt + Ctrl + N active le mode Brouillon ;
• Alt + Ctrl + P active le mode Page ;
• Alt + Ctrl + O active le mode Plan.

Le mode Lecture permet d’optimiser l’expérience de lecture à l’écran. Afin de maximiser l’espace de lecture, toutes les barres d’outils sont masquées.

Le mode Page affiche le document tel qu’il sera imprimé. Très réaliste, il présente cependant un défaut majeur : la zone de style n’est pas visible dans la partie gauche de l’écran.

Word peut enregistrer vos documents au format HTML pour les rendre faciles à utiliser sur un intranet ou un site Web. Dans ce cas, pour avoir un aperçu fidèle de votre document, vous utiliserez le mode Web.

Le mode Plan est très pratique pour manipuler de longs documents, tels qu’un mémoire, un livre ou une revue par exemple. Dans ce mode, vous pouvez facilement restreindre l’affichage à un ou plusieurs niveaux de titre ou encore modifier le niveau d’un ou de plusieurs titres. Notez également la présence de la zone de style, dans la partie gauche du document.

Enfin, le mode Brouillon est le plus rapide. Contrairement aux modes Lecture, Page et Web, il affiche les styles des paragraphes dans la zone de style, à gauche du document. Par contre, les images, en-têtes, pieds de page, notes, et multicolonnages ne sont pas affichés.

Remarque

Si la zone de style n’est pas affichée en mode Plan ou Brouillon, basculez sur l’onglet Fichier du ruban et cliquez sur Options. La boîte de dialogue Options Word s’affiche. Basculez sur l’onglet Options avancées et déplacez la partie droite de la boîte de dialogue pour atteindre la section Afficher. Donnez une valeur non nulle au paramètre Largeur du volet de zone de style en mode Plan et Brouillon et validez en cliquant sur OK :

Comme ses prédécesseurs, Word 2019 utilise un format de fichier basé sur le langage XML. Ce format offre deux principaux avantages :

• Les fichiers sont automatiquement compressés et peuvent être réduits de 25% à 75% de leur taille initiale, et ce, sans qu’aucune intervention ne soit nécessaire.
• Les fichiers sont structurés de façon modulaire, afin de séparer leurs différentes composantes (textes, images, illustrations, éléments dessinés, etc.). Si une ou plusieurs de ces composantes viennent à être endommagées, il est très souvent possible de passer outre et d’ouvrir le document.

Les extensions de fichier utilisées sont les suivantes :

• docx pour les documents ;
• docm pour les documents qui contiennent des macros ;
• dotx pour les modèles ;
• dotm pour les modèles qui contiennent des macros.

L’onglet Fichier donne accès à un écran de paramétrage appelé « vue Backstage », qui occupe toute la fenêtre de l’application. Par son intermédiaire, vous pourrez accéder à des fonctionnalités telles que l’ouverture, la fermeture, la sauvegarde, l’impression et le partage du document en cours d’édition.

Pour accéder au mode Backstage, il vous suffit de sélectionner l’onglet Fichier dans le ruban.

Le volet Informations est sélectionné par défaut. Il affiche des informations sur le document en cours d’édition et donne accès à plusieurs boutons de commande.

En cliquant sur Protéger le document, vous pouvez :

• Ajouter des restrictions sur l’ouverture, la modification et la sauvegarde du document.
• Ajouter une signature numérique au document.
• Indiquer aux lecteurs qu’il s’agit de la version finale du document.

En cliquant sur Vérifier l’absence de problèmes, vous pouvez :

• Vérifier si des commentaires et marques de révision se trouvent dans le document, et, si nécessaire, les supprimer.
• Inspecter les propriétés attachées au document (nom de l’auteur, commentaires, etc.), et, si nécessaire, les supprimer.
• Vérifier si des compléments Office, des documents incorporés, des macros et d’autres informations spécifiques se trouvent dans le document, et, si nécessaire, les supprimer.
• Vérifier si votre document présente des problèmes d’accessibilité.
• Vérifier la présence de fonctionnalités qui ne sont pas prises en compte dans les versions précédentes de Word.

En cliquant sur Gérer le document, vous pouvez récupérer les sauvegardes temporaires du document en cas de « plantage » de l’ordinateur ou de l’application.

La commande Nouveau permet de créer un nouveau document vierge ou basé sur un modèle local ou en ligne.

La commande Ouvrir permet d’ouvrir un document récent, un document stocké dans vos mémoires de masse, dans votre espace OneDrive ou à un autre emplacement Web. Si nécessaire, vous pouvez mémoriser un nouveau lieu de stockage en cliquant sur Ajouter un emplacement. Si la boîte de dialogue Ouvrir semble plus pratique pour vous, appuyez sur Ctrl + F12 au lieu d’utiliser la vue Backstage.

Les commandes Enregistrer et Enregistrer sous permettent d’enregistrer le document en cours d’édition sur votre ordinateur, sur OneDrive ou sur un autre emplacement Web. Ces deux commandes sont équivalentes lorsque le document est sauvegardé pour la première fois. Par contre, si le document a déjà été sauvegardé, la commande Enregistrer met à jour la version enregistrée, et la commande Enregistrer sous permet d’enregistrer le document sous un autre nom.

La commande Imprimer permet de définir les paramètres d’impression et d’imprimer le document en cours.

Vous utiliserez la commande Partager pour partager votre document sur OneDrive, en envoyant un e-mail, en effectuant une présentation en ligne ou en publiant un article sur un blog. Si vous choisissez Présenter en ligne, Word se connecte au service de présentation dédié et vous donne une URL à partager avec votre public.

La commande Exporter permet de sauvegarder le document au format PDF ou XPS ou de sauvegarder le document en utilisant un autre type de fichier.

Comme vous pouvez le supposer, la commande Fermer permet de fermer le document. Si le document a été modifié depuis la dernière sauvegarde, Word vous propose de le sauvegarder avant de le fermer.

La commande Compte vous permet de modifier :

• L’arrière-plan d’Office, affiché dans la partie supérieure de la fenêtre.
• Le jeu de couleurs utilisé dans l’interface de Word, c’est-à-dire dans tous les contrôles qui entourent le document : les barres latérales, le ruban, la barre de titre et la barre d’état. Quatre réglages sont possibles: En couleur, Gris foncé, Noir ou Blanc.
• Les services connectés à Word. Cette fonctionnalité vous sera utile si vous voulez obtenir des photos, des vidéos ou des fichiers d’un autre type via Facebook, Flickr, YouTube ou un autre service en ligne.

La partie droite de l’écran affiche le nom de la version d’Office en cours d’utilisation, permet de modifier le mode de mises à jour d’Office et d’obtenir des informations complémentaires sur votre version de Word.

La commande Votre avis permet de communiquer votre avis sur Word ou d’émettre une suggestion.

Enfin, la commande Options donne accès à tous les paramètres de Word.