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Cette section va vous montrer comment importer dans Calc des données issues d’une base de données ou d’une requête Base, la base de données de la suite LibreOffice.

Nous allons partir de cette table :

Copie de données Base dans Calc

Dans Base, cliquez du bouton droit sur la table ou la requête dont vous voulez importer les données et choisissez Copier dans le menu contextuel :

Dans Calc, cliquez du bouton droit sur la cellule à partir de laquelle doit se faire l’insertion et choisissez Coller dans le menu contextuel :

Les données sont collées dans la feuille de calcul. Si vous modifiez la table Base, la feuille de calcul ne sera pas mise à jour.

Il est parfois nécessaire de transposer des données, c’est-à-dire de convertir une plage horizontale en une plage verticale, et vice-versa.

Sélectionnez la plage de données à transposer. Cliquez sur l’icône Copier dans la barre d’outils Standard ou appuyez sur Contrôle + C. Sélectionnez une cellule libre dans la feuille de calcul, puis lancez la commande Collage spécial dans le menu Edition. La boîte de dialogue Collage spécial s’affiche. Sous Sélection, cochez la case Tout coller, sous Options, cochez la case Transposer, puis cliquez sur OK :

Voici un exemple de transposition :

Attention : lorsque vous transposez des données, vous devez vous assurer que cela n’affecte pas les formules dans le reste de la feuille de calcul.

Pour copier une cellule dans plusieurs cellules adjacentes, sélectionnez la cellule source, pointez le petit carré noir dans l’angle inférieur droit de la cellule, maintenez le bouton gauche de la souris enfoncé et déplacez la souris pour atteindre la dernière cellule où doit se faire la recopie :

Au relâchement du bouton gauche de la souris, la cellule est recopiée :

Attention

Si la cellule à recopier est numérique ou se termine par un chiffre, elle sera automatiquement incrémentée dans les cellules adjacentes :

Si vous voulez empêcher cette incrémentation, maintenez la touche Contrôle du clavier enfoncée lorsque vous déplacez le pointeur de la souris.

Nous allons raisonner sur un exemple simple pour voir comment insérer des formules dans une feuille de calcul. Ici, on connait le prix HT de deux objets et le taux de TVA. Nous allons utiliser des formules pour calculer le prix TTC de ces objets :

Cliquez sur la cellule D2 et tapez =B2*(1+C2). Le signe = indique que la suite est une formule, et les cellules qui entrent dans le calcul sont identifiées par leur numéro de colonne et leur numéro de ligne accolés. Validez la saisie en cliquant sur l’icône Accepter, à gauche de la barre de formule. Le contenu de la cellule est remplacé par le résultat de la formule et la barre de formule affiche (on pouvait s’y attendre) la formule que vous venez de saisir :

Remarque

Pour saisir plus rapidement et sans risque d’erreur de frappe les références aux cellules dans une formule, vous pouvez cliquer sur les cellules concernées au lieu d’entrer leur colonne et leur ligne. Par exemple, plutôt que d’écrire B2 dans une formule, vous pouvez simplement cliquer sur la cellule B2.

Remarque

Bien entendu, vous auriez pu appuyer sur la touche Entrée ou Tabulation pour valider la formule, mais dans ce cas, la cellule active aurait changé, et vous auriez dû cliquer sur la cellule D2 pour voir que la cellule et la barre de formule étaient différentes.

En utilisant la même technique, vous allez calculer le prix TTC dans la cellule D3. La formule à utiliser est =B3*(1.C3). Voici le résultat :

Un peu plus loin dans cette formation, vous verrez comment faciliter la saisie des formules et mettre en forme le résultat. Le but de cette section était de vous montrer comment saisir une formule simple dans une cellule.

Les cellules d’une feuille de calcul peuvent contenir du texte, des nombres ou des formules. Après avoir sélectionné une ou plusieurs cellules, lignes ou colonnes, vous pouvez utiliser la barre d’outils Formatage pour définir la police, la taille des caractères, la couleur des caractères et de l’arrière-plan, l’alignement, le format numérique et les bordures de la sélection :

Pour aller plus loin dans la mise en forme des cellules, lignes et colonnes, vous pouvez utiliser les commandes du menu Format. Par exemple, les commandes sous Format/Texte donnent accès aux attributs de texte des cellules sélectionnées :

Pour définir la hauteur d’une ou de plusieurs lignes, commencez par les sélectionner en cliquant sur leur numéro de ligne :

Si les lignes ne sont pas contigües, maintenez la touche Contrôle enfoncée lorsque vous cliquez sur les numéros de ligne. Déroulez le menu Format, pointez Lignes et cliquez sur Hauteur. La boîte de dialogue Hauteur des lignes s’affiche. Entrez la hauteur de la ligne en millimètres (mm), centimètres (cm), inches (in), point (pt) ou pica (pi) et cliquez sur OK pour valider.

Vous pouvez également adopter une approche plus visuelle :

• Placez le pointeur de la souris dans la bordure inférieure de l’en-tête des lignes à redimensionner.
• Maintenez le bouton gauche de la souris enfoncé et modifiez visuellement la taille de la ligne en déplaçant la souris verticalement, vers le haut ou vers le bas.

  

Tout comme pour les colonnes, il est possible d’ajuster automatiquement la hauteur des lignes à leur contenu. Positionnez le pointeur dans la bordure inférieure de l’en-tête de la ligne à redimensionner et double-cliquez. La hauteur de la ligne s’adapte automatiquement à son contenu. Si vous préférez, vous pouvez également cliquer sur une cellule de la ligne à redimensionner, développer le menu Format, pointer Lignes et cliquer sur Hauteur optimale. La boîte de dialogue Hauteur de ligne optimale s’affiche. Indiquez l’espace supplémentaire entre la plus haute entrée de la ligne et les bordures de colonnes horizontales (ici 0cm) puis validez en cliquant sur OK :

Dans cet exemple, nous allons modifier la largeur de la colonne Nom pour que les cellules ne soient pas tronquées :

Cliquez sur une cellule de la colonne A. Déroulez le menu Format, pointez l’entrée Colonnes et cliquez sur Largeur. Entrez une largeur en millimètres (mm), centimètres (cm), inches (in), point (pt) ou pica (pi) et cliquez sur OK pour valider :

A titre d’information :

• 1cm = 10 mm
• 1in = 2,54cm
• 1in = 6pi
• 1in = 72pt

Pour modifier la largeur d’une ou de plusieurs colonnes sélectionnées, vous pouvez adopter une approche plus visuelle :

• Placez le pointeur de la souris dans la bordure droite de l’en-tête d’une des colonnes à redimensionner.
• Maintenez le bouton gauche de la souris enfoncé et modifiez visuellement la largeur de la sélection en déplaçant la souris horizontalement, vers la droite ou vers la gauche.

Notez également qu’il est possible d’ajuster automatiquement la largeur d’une colonne à son contenu. Positionnez le pointeur dans la bordure droite de l’en-tête de la colonne à redimensionner et double-cliquez. La largeur de la colonne s’adapte automatiquement à son contenu. Si vous préférez, vous pouvez également cliquer sur une cellule de la colonne à redimensionner, développer le menu Format, pointer Colonnes et cliquer sur Largeur optimale. La boîte de dialogue Largeur de colonne optimale s’affiche. Indiquez l’espace supplémentaire entre la plus longue entrée de la colonne et les bordures de colonnes verticales (ici 0,2cm) puis validez en cliquant sur OK :