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Avec Excel 2016, il n’a jamais été aussi simple de se connecter à une base de données, d’effectuer une requête pour obtenir des données et de modifier les données obtenues pour qu’elles s’adaptent à vos besoins. A titre d’exemple, nous allons établir une connexion avec une table Access et modifier les données de cette table pour ne conserver que certaines d’entre elles. Nous utiliserons la base de données exemple de Microsoft Northwind.

Basculez sur l’onglet Données. Cliquez sur l’icône Nouvelle requête dans le groupe Récupérer et transformer, pointez A partir d’une base de données et cliquez sur A partir d’une base de données Microsoft Access. Désignez la base de données à utiliser puis cliquez sur Importer. Au bout de quelques instants, la boîte de dialogue Navigateur donne accès à toutes les tables et requêtes de la base de données. A titre d’exemple, nous allons utiliser la requête Product Sales for 1995. Les données correspondantes apparaissent dans la partie droite de la boîte de dialogue.

Si vous cliquez sur Charger, elles sont incorporées dans la feuille en cours. Ici, nous allons plutôt cliquer sur Modifier pour charger une partie seulement de ces données. Cette action provoque l’ouverture de l’éditeur de requêtes d’Excel. A titre d’exemple, nous n’allons conserver que les enregistrements pour lesquels le champ CategoryName vaut Beverages ou Condiments. Pour cela, nous cliquons sur la flèche qui suit l’en-tête CategoryName, nous décochons toutes les cases à l’exception de Beverages et Condiments et nous cliquons sur OK pour confirmer.

Supposons maintenant que vous vouliez supprimer la colonne CategoryName. Sélectionnez la colonne CategoryName en cliquant sur son en-tête, puis cliquez sur l’icône Supprimer les colonnes dans le groupe Gérer les colonnes. La colonne est immédiatement supprimée.

Remarquez le volet Paramètres d’une requête. Toutes les étapes qui ont conduit aux données actuelles y sont listées par ordre chronologique. Pour supprimer l’une d’entre elles, il suffit de cliquer sur la croix qui la précède. Ici, par exemple, nous supprimons la dernière étape afin de retrouver la colonne CategoryName.

Pour insérer les données dans la feuille courante, il suffit de cliquer sur l’icône Fermer et charger dans le groupe Fermer.

En établissant une connexion avec un fichier de données externe (une table Microsoft Access, un fichier texte, un tableau SQL Server ou une source OLE ou ODBC par exemple), vous pouvez analyser périodiquement ces données dans Excel, sans avoir à les copier dans une feuille de calcul. La feuille de calcul est mise à jour automatiquement lorsque la source de données change.

A titre d’exemple, nous allons lier une table issue d’une base de données Access dans une feuille de calcul Excel.

1. Sélectionnez l’onglet Données dans le ruban.
2. Cliquez sur Access dans le groupe Données externes. Cette action affiche la boîte de dialogue Sélectionnez la source de données.
3. Sélectionnez le fichier Northwind (librement téléchargeable sur la page http://msdn.microsoft.com/fr-fr/library/ab7xs839(VS.80).aspx) et la table Employees puis cliquez sur OK.
4. Excel demande des précisions sur l’importation des données. Ici, nous choisissons d’insérer les données dans un tableau. L’insertion se fera dans la feuille de calcul en cours d’édition, à partir de la cellule A1. Cliquez sur OK pour procéder à l’importation.

Supposons que vous souhaitiez utiliser un classeur lorsque vous voyagez. Si vous emportez votre ordinateur, le plus simple consiste à l’enregistrer localement, sur son disque dur. Dans le cas contraire, le mieux est d’enregistrer le classeur dans votre espace OneDrive.

Pour accéder à un classeur sauvegardé sur OneDrive, connectez-vous sur la page http://onedrive.live.com. Si cela est demandé, entrez vos identifiants. Déplacez-vous dans le dossier où le classeur a été sauvegardé, puis cliquez sur le classeur à utiliser.

Le classeur s’ouvre dans le navigateur par défaut et peut être librement manipulé via Excel Online. Vous pouvez en particulier modifier des données et des formules, ou encore utiliser une version simplifiée du ruban.