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Plusieurs méthodes peuvent être utilisées pour partager un document dans Word 2016. Sélectionnez l’onglet Fichier dans le ruban pour accéder à l’écran Backstage, puis cliquez sur Partager. Vous pouvez :

• Enregistrez votre document dans le cloud, afin que la dernière version du document soit toujours celle qui est partagée. Tout ce dont vous avez besoin, c’est d’un identifiant Windows pour accéder à votre espace OneDrive.
• Envoyer le document par e-mail, en tant que pièce jointe, sous la forme d’un lien (si le document a été enregistré dans un emplacement partagé), en tant que fichier PDF ou XPS, ou en tant que télécopie Internet. Cette dernière option nécessite un fournisseur d’un service de télécopie.
• Présenter le document à une ou plusieurs personnes à travers un navigateur Web.
• Publier le document en créant un billet sur un blog.

Supposons que vous souhaitez enregistrer votre document dans votre espace OneDrive pour le partager avec vos collègues afin qu’ils puissent y apporter des modifications. Cliquez sur Partager avec des personnes, sur Enregistrer dans le Cloud, puis double-cliquez sur OneDrive. Si Word le demande, entrez vos identifiants. Double-cliquez sur le dossier cible, donnez un nom au document, cliquez sur Enregistrer et patientez jusqu’à ce que le document soit sauvegardé.

Pour faire savoir à vos collègues qu’un nouveau document est disponible, cliquez sur Fichier puis sur Partager. Vous pouvez inviter des personnes à visualiser et/ou à modifier votre document. Cliquez sur Partager avec des personnes. Entrez les adresses e-mail de chaque personne, séparées par des points-virgules. Indiquez si ces personnes peuvent modifier ou simplement visualiser votre document. Si nécessaire, ajoutez un message personnel à l’invitation, puis cliquez sur Partager. Vos collègues recevront un e-mail les invitant à accéder à votre document.

Vous pouvez également obtenir un lien de partage permettant d’afficher ou de modifier votre document. Cliquez sur Obtenir un lien de partage, dans la partie inférieure du volet Partager, puis sur Créer un lien de modification, ou sur Créer un lien d’affichage seul, selon le type de lien que vous souhaitez créer. Ces liens peuvent être partagés par tous les moyens à votre disposition : e-mail, intranet, etc.

Lorsque deux ou plusieurs personnes travaillent sur un même document, il peut être intéressant d’utiliser les marques de révision de Word pour mettre en évidence les modifications apportées par chacune d’entre elles.

Pour activer le suivi des modifications, cliquez sur Suivi des modifications dans la barre d’état.

Si ce texte n’est pas affiché, cliquez du bouton droit sur la barre d’état et sélectionnez Suivi des modifications dans le menu.

Pour passer en revue chacune des modifications :

• Sélectionnez l’onglet Révision dans le ruban.
• Cliquez sur Suivant dans le groupe Modifications.
• Cliquez sur Accepter ou sur Refuser dans le groupe Modifications pour accepter ou refuser la modification en surbrillance.

Pour accepter toutes les modifications à la fois, cliquez sur la flèche sous l’icône Accepter et sélectionnez Accepter toutes les modifications.

Inversement, pour rejeter toutes les modifications à la fois, cliquez sur la flèche sous l’icône Refuser et sélectionnez Refuser toutes les modifications.

Si les marques de révision sont gênantes, vous pouvez les masquer. Basculez sur l’onglet Révision dans le ruban, déroulez la liste Afficher pour la révision et sélectionnez Marques simples. Les marques de révision disparaissent. Elles sont remplacées par des barres verticales de couleur rouge, affichées à gauche des lignes qui contiennent des marques de révision. Cliquez sur l’une de ces barres pour afficher à nouveau les marques de révision.

Par défaut, les modifications apparaissent sur la version imprimée du document. Pour les cacher, basculez sur l’onglet Fichier, cliquez sur Imprimer, déroulez la liste Imprimer, sous Paramètres et décochez l’entrée Imprimer les marques.