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Pour coéditer un classeur Excel avec une ou plusieurs autres personnes, commencez par le sauvegarder dans votre espace OneDrive. Pour cela, cliquez sur Partager dans l’angle supérieur droit de la fenêtre d’Excel. Le panneau Partager s’affiche dans la partie droite de la fenêtre. Cliquez sur Enregistrer dans le cloud, puis double-cliquez sur OneDrive. Il ne vous reste plus qu’à choisir un dossier et un nom pour votre fichier puis à cliquer sur Enregistrer pour l’enregistrer dans OneDrive.

Une fois votre document enregistré sur OneDrive, le volet Partager change d’allure :

Entrez l’adresse e-mail de la personne avec laquelle vous voulez partager le classeur, indiquez si cette personne pourra modifier ou simplement afficher ce document, entrez un message pour la prévenir du partage et cliquez sur Partager :

Remarque :

Si vous préférez envoyer l’invitation de partage par vos propres moyens, vous pouvez également cliquer sur Obtenir un lien de partage, dans la partie inférieure du volet Partager. Vous devrez alors insérer le lien généré par Excel dans un email et l’envoyer à la ou aux personnes concernées.

Quelle que soit la technique choisie, votre correspondant reçoit quelques instants plus tard un message qui l’invite à accéder au document partagé :

Un clic sur Afficher dans OneDrive et il peut accéder au document dans Excel Online. Pour que le document puisse être modifié, votre correspondant doit alors cliquer sur Modifier dans le navigateur. Cette action provoque l’édition du document dans Excel Online :

Si votre correspondant possède Office 2016, il peut également éditer le classeur partagé dans Excel 2016 en cliquant sur OUVRIR DANS EXCEL.

Lorsque le document est modifié par votre collègue, une marque apparaît dans votre version du document pour signaler qu’une modification a été effectuée :

Pour faire apparaître les modifications dans votre version du document, il vous suffit de le sauvegarder.

Inversement, lorsque vous effectuez une modification, elle est automatiquement affichée sur le document de votre collègue lorsqu’il le sauvegarde.

Pour effectuer une coédition en temps réel, vous utiliserez Excel Online sur tous les ordinateurs concernés.

Si vous effectuez fréquemment les mêmes traitements dans vos classeurs, vous pouvez faciliter cette tâche en utilisant des macros.

Définition d’une macro

La manipulation des macros se fait dans l’onglet Développeur du ruban. Si cet onglet n’est pas affiché, basculez sur l’onglet Fichier et cliquez sur Options. Dans la boîte de dialogue Options Excel, cliquez sur Personnaliser le ruban, cochez la case Développeur dans la zone de liste de droite, puis cliquez sur OK pour valider.

• Assurez-vous qu’une cellule non vierge est sélectionnée.
• Basculez sur l’onglet Développeur dans le ruban.
• Cliquez sur Enregistrer une macro, dans le groupe Code.
• Choisissez un nom pour la macro, puis cliquez sur OK pour lancer l’enregistrement.
• Cliquez successivement sur Gras, Italique et Souligné, dans le groupe Police de l’onglet Accueil du ruban.
• Cliquez sur Arrêter l’enregistrement (groupe Code, onglet Développeur) pour arrêter l’enregistrement de la macro.

Pour exécuter la macro, sélectionnez une ou plusieurs cellules, cliquez sur l’icône Macros dans le groupe Code, sous l’onglet Développeur du ruban. Sélectionnez la macro à exécuter, puis cliquez sur Exécuter.

Affecter un raccourci clavier à une macro

Pour faciliter l’exécution d’une macro, rien de tel qu’un raccourci clavier.

Sélectionnez l’onglet Développeur dans le ruban. Cliquez sur l’icône Macros dans le groupe Code. Sélectionnez la macro à laquelle vous souhaitez attribuer un raccourci, puis cliquez sur Options.

Entrez une lettre dans la zone Touche de raccourci. Vous pouvez utiliser un raccourci du type Ctrl + lettre ou Ctrl + Maj + lettre. Dans le premier cas, il suffit d’appuyer sur une touche du clavier. Dans le deuxième, maintenez la touche Maj enfoncée pendant que vous appuyez sur une touche du clavier.

Cliquez sur OK pour fermer la boîte de dialogue Options de macro puis sur OK pour fermer la boîte de dialogue Macro. La macro peut maintenant être exécutée en utilisant le nouveau raccourci clavier.

En filtrant les données d’une feuille, vous pouvez très facilement restreindre leur nombre pour n’afficher que celles qui répondent à un ou plusieurs critères.

Cliquez sur une cellule dans la plage que vous souhaitez filtrer. Sélectionnez l’onglet Accueil dans le ruban. Cliquez sur l’icône Trier et filtrer dans le groupe Edition puis choisissez Filtrer dans le menu. De petites flèches apparaissent à côté de chaque en-tête de colonne. Cliquez sur la flèche de la colonne que vous voulez filtrer. Vous pouvez :

1. Limiter les données affichées en décochant une ou plusieurs cases.
2. Utiliser, selon le type des données, un filtre textuel ou numérique. Ici, par exemple, nous ne conservons que les lignes dans lesquelles le champ Valeur est supérieur à 100.

Bien entendu, il est possible de cumuler plusieurs filtres en agissant sur plusieurs colonnes.

Pour annuler un filtre dans une colonne, déroulez la liste correspondante et sélectionnez Effacer le filtre.

Enfin, pour arrêter le filtrage des données, cliquez sur l’icône Trier et filtrer du groupe Edition, puis choisissez Filtrer dans le menu.