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Si vous possédez deux versions d’un même document, Word vous permet de les comparer afin de mettre en évidence leurs différences. Voici comment procéder :

• Sélectionnez l’onglet Révision dans le ruban.
• Cliquez sur l’icône Comparer, dans le groupe Comparer, puis cliquez sur Comparer dans le menu.
• Désignez le document original et le document révisé puis cliquez sur OK.

Après un bref instant, Word présente côte à côte le document original, le document révisé et un document fusionné qui met en évidence les différences en utilisant des marques de révision.

Vous pouvez utiliser l’onglet Révision dans le ruban pour suivre, accepter et/ou refuser les modifications.

Pour coéditer un document Word avec une ou plusieurs autres personnes, commencez par le sauvegarder dans votre espace OneDrive. Pour cela, cliquez sur Partager dans la partie droite du ruban. Cette action affiche le volet Partager dans la partie droite de la fenêtre. Cliquez sur Enregistrer dans le cloud. Double-cliquez sur OneDrive, choisissez un dossier et un nom pour votre fichier puis cliquez sur Enregistrer pour l’enregistrer dans OneDrive.

Une fois votre document enregistré sur OneDrive, vous pouvez le partager. Entrez l’adresse e-mail des personnes avec lesquelles vous voulez partager le document, séparées entre elles par des points virgules. Indiquez si ces personnes pourront modifier ou simplement afficher ce document, entrez éventuellement un message pour les prévenir du partage et cliquez sur Partager :

Remarque :

Si vous préférez envoyer l’invitation de partage par vos propres moyens, vous pouvez également cliquer sur Obtenir un lien de partage, dans la partie inférieure du volet Partager. Vous devrez alors insérer le lien généré par Word dans un email et l’envoyer à la ou aux personnes concernées.

Quelle que soit la technique choisie, vos correspondants reçoivent quelques instants plus tard un message qui l’invite à accéder au document partagé :

Chacun clique sur Afficher dans OneDrive pour accéder au document dans Word Online :

Pour que le document puisse être modifié, chaque coéditeur doit cliquer sur Modifier dans le navigateur. Cette action provoque l’édition du document dans Word Online :

Si certains des coéditeurs possèdent Office 2016, ils peuvent également éditer le document partagé dans Word 2016 en cliquant sur OUVRIR DANS WORD.

Lorsque le document est modifié par un des coéditeurs, la modification apparaît quasi-instantanément chez le ou les autres coéditeurs :

Plusieurs méthodes peuvent être utilisées pour partager un document dans Word 2016. Sélectionnez l’onglet Fichier dans le ruban pour accéder à l’écran Backstage, puis cliquez sur Partager. Vous pouvez :

• Enregistrez votre document dans le cloud, afin que la dernière version du document soit toujours celle qui est partagée. Tout ce dont vous avez besoin, c’est d’un identifiant Windows pour accéder à votre espace OneDrive.
• Envoyer le document par e-mail, en tant que pièce jointe, sous la forme d’un lien (si le document a été enregistré dans un emplacement partagé), en tant que fichier PDF ou XPS, ou en tant que télécopie Internet. Cette dernière option nécessite un fournisseur d’un service de télécopie.
• Présenter le document à une ou plusieurs personnes à travers un navigateur Web.
• Publier le document en créant un billet sur un blog.

Supposons que vous souhaitez enregistrer votre document dans votre espace OneDrive pour le partager avec vos collègues afin qu’ils puissent y apporter des modifications. Cliquez sur Partager avec des personnes, sur Enregistrer dans le Cloud, puis double-cliquez sur OneDrive. Si Word le demande, entrez vos identifiants. Double-cliquez sur le dossier cible, donnez un nom au document, cliquez sur Enregistrer et patientez jusqu’à ce que le document soit sauvegardé.

Pour faire savoir à vos collègues qu’un nouveau document est disponible, cliquez sur Fichier puis sur Partager. Vous pouvez inviter des personnes à visualiser et/ou à modifier votre document. Cliquez sur Partager avec des personnes. Entrez les adresses e-mail de chaque personne, séparées par des points-virgules. Indiquez si ces personnes peuvent modifier ou simplement visualiser votre document. Si nécessaire, ajoutez un message personnel à l’invitation, puis cliquez sur Partager. Vos collègues recevront un e-mail les invitant à accéder à votre document.

Vous pouvez également obtenir un lien de partage permettant d’afficher ou de modifier votre document. Cliquez sur Obtenir un lien de partage, dans la partie inférieure du volet Partager, puis sur Créer un lien de modification, ou sur Créer un lien d’affichage seul, selon le type de lien que vous souhaitez créer. Ces liens peuvent être partagés par tous les moyens à votre disposition : e-mail, intranet, etc.