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Dans l’onglet Accueil, le groupe Actions rapides facilite l’exécution des tâches que vous effectuez le plus souvent. A titre d’exemple, vous pouvez cliquer sur Répondre et supprimer pour répondre au message en surbrillance, puis le supprimer de la boîte de réception. Un autre exemple : vous pouvez cliquer sur Au responsable pour transférer le message en surbrillance à votre responsable.

Si vous le désirez, vous pouvez personnaliser les actions rapides proposées par défaut, voire créer vos propres actions rapides.

Pour personnaliser une action rapide, cliquez sur Autres dans le groupe Actions rapides puis sur Gérer les actions rapides. Cette action affiche la boîte de dialogue Gérer les actions rapides. Sélectionnez l’action rapide à personnaliser puis cliquez sur Modifier. Il ne vous reste plus qu’à compléter la boîte de dialogue Modifier l’étape rapide puis à valider en cliquant sur Enregistrer, puis sur OK. Ici par exemple, nous définissons le destinataire de l’action rapide Au responsable.

Pour créer une action rapide, cliquez sur Créer dans le groupe Actions rapides et complétez la boîte de dialogue Modifier l’étape rapide. Supposons par exemple que vous vouliez affecter une importance haute à un message et le marquer comme non lu. Cliquez sur Choisir une action, puis sélectionnez Définir l’importance dans la liste déroulante. L’importance par défaut est précisément celle qui est recherchée. Cliquez sur Ajouter une action et choisissez Marquer comme non lu dans la liste déroulante. Cliquez sur Terminer.

Une nouvelle action rapide est maintenant disponible dans le groupe Actions rapides. Pour l’utiliser, il vous suffit de cliquer sur un en-tête puis de cliquer sur Définir l’importance dans le groupe Actions rapides.


Cliquez sur le message à imprimer dans le volet d’en-têtes. Basculez sur l’onglet Fichier du ruban, puis cliquez sur Imprimer. Vous pouvez également appuyer sur Ctrl + P pour obtenir le même résultat. Dans la vue Backstage, vous pouvez choisir l’imprimante à utiliser, si plusieurs imprimantes sont disponibles.

Cliquez sur Options d’impression. La boîte de dialogue Imprimer vous permet de choisir :

  • Le nombre de copies à imprimer. Dans le cas d’une impression multiple, sélectionnez l’option Copies assemblées si vous souhaitez imprimer des jeux de copies séparés.
  • Les pages à imprimer : tout ou seulement les pages spécifiées.
  • La mise en page et le style de l’impression.

Si vous souhaitez imprimer les pièces jointes, cochez la case Imprimer les fichiers joints.

Enfin, cliquez sur Imprimer pour lancer l’impression.


Il arrive parfois que l’on reçoive un message important auquel il est impératif de répondre. Si vous êtes dans l’impossibilité de répondre dans l’immédiat, vous pouvez associer une marque de suivi au message afin de ne pas l’oublier.

Pointez l’en-tête du message dont vous voulez assurer le suivi. Cliquez du bouton droit sur le drapeau qui lui est associé et sélectionnez une entrée dans le menu :

  • Aujourd’hui affiche un rappel une heure avant la fin de la journée de travail ;
  • Demain affiche un rappel au début du prochain jour ouvrable ;
  • Cette semaine affiche un rappel dans deux jours ouvrables, au début de la journée ;
  • Semaine prochaine affiche un rappel au début du premier jour ouvré de la semaine suivante ;
  • Aucune date n’affiche aucun rappel répétitivement un rappel, tout au long de la journée en cours ;
  • Personnalisé permet de choisir précisément la date et l’heure du rappel.

Tous les e-mails ainsi marqués sont répertoriés dans le volet des tâches. Si ce volet n’est pas affiché, basculez sur l’onglet Affichage dans le ruban. Dans le groupe Disposition, cliquez sur Barre des tâches et choisissez Tâches dans le menu. Les messages marqués en tant que tâches (c’est-à-dire pour lesquels vous avez défini un drapeau) apparaissent classés par date d’échéance. Si vous le souhaitez, vous pouvez cliquer sur l’en-tête Réorganiser par pour choisir un autre ordre de tri.

Si le volet des tâches ne suffit pas pour attirer votre attention, vous pouvez demander l’affichage d’un rappel. Cliquez du bouton droit sur le drapeau et sélectionnez Ajouter un rappel dans le menu. Il ne vous reste plus qu’à choisir un jour et une heure et à cliquer sur OK. En temps voulu, une fenêtre popup vous rappellera que vous avez un message à lire.

Il est également possible de marquer et/ou d’ajouter un rappel sur un message que vous envoyez. Dans la fenêtre de composition de message, sous l’onglet Message, cliquez sur l’icône Assurer un suivi du groupe Indicateurs et sélectionnez une entrée dans le menu. Si vous désirez associer un rappel au message, cliquez sur Assurer un suivi puis sur Ajouter un rappel.

Cochez la case Mon indicateur, choisissez le type de l’indicateur dans la liste déroulante Indicateur pour, cochez la case Rappel, indiquez la date et l’heure du rappel et validez en cliquant sur OK.

Les messages marqués pour le suivi apparaissent dans le volet des tâches. Ceux pour lesquels un rappel a été mis en place seront signalés en temps voulu dans une fenêtre popup.

Enfin, pour terminer, sachez qu’il suffit de cliquer sur le drapeau d’un message dans le volet des tâches pour mettre fin à son suivi.


Pour répondre à un e-mail, cliquez sur son en-tête dans le volet d’en-têtes, puis sur l’icône Répondre dans l’onglet Accueil. Une fenêtre de composition de message contenant le message original est immédiatement affichée. Le nom du destinataire et l’objet du message sont automatiquement remplis. Taper votre réponse dans le corps du message et cliquez sur Envoyer.

Si le message auquel vous voulez répondre a été envoyé à plusieurs personnes, vous pouvez envoyer votre réponse à tous ceux qui ont reçu le message original. Il vous suffit pour cela de cliquer sur l’icône Répondre à tous et non sur l’icône Répondre dans l’onglet Accueil du ruban.


Par défaut, tous les messages reçus sont placés dans la boîte de réception. Si vous recevez beaucoup d’e-mails, vous aurez probablement envie de les organiser dans plusieurs dossiers pour faciliter leur lecture.

Pour créer un nouveau dossier, cliquez du bouton droit sur le dossier Boîte de réception dans le volet de navigation et sélectionnez Nouveau dossier dans le menu.

Définissez le nom du nouveau dossier et appuyez sur la touche Entrée du clavier. Vous pouvez maintenant déplacer certains messages dans ce nouveau dossier en utilisant la technique de glisser-déposer de Windows.


Pour transférer un message que vous avez reçu à une autre personne, cliquez sur son en-tête dans le volet d’en-têtes, puis sur l’icône Transférer, dans le groupe Répondre, sous l’onglet Accueil du ruban. Une fenêtre de composition de message contenant le message original est immédiatement affichée.

Si vous souhaitez ouvrir le message dans une nouvelle fenêtre, cliquez sur Isoler. De cette façon, vous pourrez changer la police, la couleur, l’alignement et les autres paramètres de mise en forme du message.

Tapez l’adresse e-mail du destinataire dans la zone de texte A, entrez du texte dans le corps du message et cliquez sur Envoyer pour envoyer le message à son nouveau destinataire.


Les messages écrits dans Outlook sont placés dans la boîte d’envoi, en attendant d’être envoyés. Pour acheminer ces e-mails jusqu’à leurs destinataires, cliquez simplement sur l’icône Envoyer / Recevoir tous les dossiers dans l’onglet Envoi/Réception, ou appuyez sur la touche F9 du clavier. Les e-mails qui se trouvent dans la boîte d’envoi sont immédiatement envoyés et Outlook recherche les éventuels messages qui vous seraient destinés.

Si vous avez reçu de nouveaux e-mails, une enveloppe s’affiche sur l’icône Outlook dans la barre des tâches. Cette enveloppe restera affichée jusqu’à ce que le dernier e-mail reçu soit lu.

Vous pouvez décider de la fréquence à laquelle Outlook se connecte à votre serveur de messagerie pour envoyer et recevoir vos messages. Basculez sur l’onglet Fichier du ruban, puis cliquez sur Options. Cette action affiche la boîte de dialogue Options Outlook. Sélectionnez l’onglet Options avancées. Cliquez sur Envoyer/Recevoir, sous Envoi et réception. La boîte de dialogue Groupes d’envoi/réception est affichée. Sous Paramétrage du groupe Tous les comptes, cochez la case Planifier un envoi/une réception automatique toutes les et entrez un nombre compris entre 1 et 1440 dans la zone Minutes. Cliquez sur Fermer pour sauvegarder le nouveau réglage et fermer la boîte Groupes d’envoi/réception.

Vous pouvez également demander à Outlook d’envoyer les nouveaux messages dès qu’ils sont placés dans la boîte d’envoi. Pour cela, cochez la case Envoyer immédiatement une fois connecté et cliquez sur OK pour confirmer votre choix.