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Pour faire des recherches dans une boîte de réception, sélectionnez cette boîte dans le volet gauche, puis cliquez dans la zone de texte Rechercher du deuxième volet. Vous pouvez également appuyez simultanément sur les touches Ctrl et E pour donner le focus à la zone de texte Rechercher. Tapez ce que vous recherchez. Outlook filtre les en-têtes affichés dans le deuxième volet au fur et à mesure que vous entrez des caractères.

Si nécessaire, utilisez la liste déroulante à droite de la zone de recherche pour choisir le ou les dossiers de recherche. Choisissez :

  • Dossier actuel pour limiter la recherche au dossier sélectionné dans le premier volet d’Outlook et dans ses sous-dossiers.
  • Sous dossiers pour limiter la recherche aux sous-dossiers du dossier sélectionné dans le premier volet d’Outlook.
  • Boîte aux lettres actuelle pour axer la recherche sur tous les dossiers de la boîte aux lettres sélectionnée dans le premier volet d’Outlook.
  • Toutes les boîtes aux lettres pour rechercher dans toutes les boîtes aux lettres.
  • Tous les éléments Outlook pour rechercher dans tous les dossiers de toutes les boîtes aux lettres, mais aussi dans les dossiers personnels et les dossiers d’archives, s’ils existent.


La section Favoris est affichée dans la partie supérieure du volet des dossiers. Elle facilite l’accès aux dossiers de courrier que vous utilisez le plus souvent.

Pour ajouter un dossier aux favoris, faites-le glisser du volet des dossiers dans la section Favoris. Vous pouvez également cliquer du bouton droit sur ce dossier et sélectionner Afficher dans les Favoris dans le menu.

Si nécessaire, les dossiers affichés dans la section Favoris peuvent être réorganisés en utilisant la technique du glisser-déposer de Windows.

Les dossiers affichés dans la section Favoris sont des dossiers virtuels. En d’autres termes, il s’agit de raccourcis vers les dossiers réels. A tout moment, vous pouvez supprimer un dossier favori sans pour autant supprimer le dossier réel auquel il fait référence : cliquez du bouton droit sur le dossier favori à supprimer et sélectionnez Supprimer du dossier Favoris dans le menu.


Outlook 2016 permet d’alléger votre boîte de réception en supprimant les messages qui ne vous sont plus utiles.

Lorsqu’une conversation n’a plus d’intérêt, vous pouvez la supprimer ainsi que les tous les nouveaux messages qui y seraient rattachés. Basculez sur l’onglet Accueil dans le ruban. Sélectionnez la conversation et cliquez sur Supprimer, dans le groupe Supprimer. Tous les messages de la conversation sont placés dans le dossier Éléments supprimés. Si un ou plusieurs autres messages en rapport avec cette conversation sont reçus, ils seront également placés dans le dossier Éléments supprimés.

Dans une conversation, lorsqu’un message répond à un autre, il reprend souvent le texte des messages précédents. Vous pouvez alléger le texte redondant, et donc réduire la taille du dossier dans lequel sont stockés les messages. Cliquez sur un des messages de la conversation, puis sur l’icône Nettoyer, dans le groupe Supprimer, sous l’onglet Accueil du ruban.

Choisissez :

  • Nettoyer la conversation pour supprimer le texte redondant dans la conversation,
  • Nettoyer le dossier pour supprimer le texte redondant dans toutes les conversations du dossier sélectionné,
  • Nettoyer le dossier et les sous-dossiers pour supprimer le texte redondant dans toutes les conversations du dossier sélectionné et de ses sous-dossiers.


Dans l’onglet Accueil, le groupe Actions rapides facilite l’exécution des tâches que vous effectuez le plus souvent. A titre d’exemple, vous pouvez cliquer sur Répondre et supprimer pour répondre au message en surbrillance, puis le supprimer de la boîte de réception. Un autre exemple : vous pouvez cliquer sur Au responsable pour transférer le message en surbrillance à votre responsable.

Si vous le désirez, vous pouvez personnaliser les actions rapides proposées par défaut, voire créer vos propres actions rapides.

Pour personnaliser une action rapide, cliquez sur Autres dans le groupe Actions rapides puis sur Gérer les actions rapides. Cette action affiche la boîte de dialogue Gérer les actions rapides. Sélectionnez l’action rapide à personnaliser puis cliquez sur Modifier. Il ne vous reste plus qu’à compléter la boîte de dialogue Modifier l’étape rapide puis à valider en cliquant sur Enregistrer, puis sur OK. Ici par exemple, nous définissons le destinataire de l’action rapide Au responsable.

Pour créer une action rapide, cliquez sur Créer dans le groupe Actions rapides et complétez la boîte de dialogue Modifier l’étape rapide. Supposons par exemple que vous vouliez affecter une importance haute à un message et le marquer comme non lu. Cliquez sur Choisir une action, puis sélectionnez Définir l’importance dans la liste déroulante. L’importance par défaut est précisément celle qui est recherchée. Cliquez sur Ajouter une action et choisissez Marquer comme non lu dans la liste déroulante. Cliquez sur Terminer.

Une nouvelle action rapide est maintenant disponible dans le groupe Actions rapides. Pour l’utiliser, il vous suffit de cliquer sur un en-tête puis de cliquer sur Définir l’importance dans le groupe Actions rapides.


Cliquez sur le message à imprimer dans le volet d’en-têtes. Basculez sur l’onglet Fichier du ruban, puis cliquez sur Imprimer. Vous pouvez également appuyer sur Ctrl + P pour obtenir le même résultat. Dans la vue Backstage, vous pouvez choisir l’imprimante à utiliser, si plusieurs imprimantes sont disponibles.

Cliquez sur Options d’impression. La boîte de dialogue Imprimer vous permet de choisir :

  • Le nombre de copies à imprimer. Dans le cas d’une impression multiple, sélectionnez l’option Copies assemblées si vous souhaitez imprimer des jeux de copies séparés.
  • Les pages à imprimer : tout ou seulement les pages spécifiées.
  • La mise en page et le style de l’impression.

Si vous souhaitez imprimer les pièces jointes, cochez la case Imprimer les fichiers joints.

Enfin, cliquez sur Imprimer pour lancer l’impression.


Il arrive parfois que l’on reçoive un message important auquel il est impératif de répondre. Si vous êtes dans l’impossibilité de répondre dans l’immédiat, vous pouvez associer une marque de suivi au message afin de ne pas l’oublier.

Pointez l’en-tête du message dont vous voulez assurer le suivi. Cliquez du bouton droit sur le drapeau qui lui est associé et sélectionnez une entrée dans le menu :

  • Aujourd’hui affiche un rappel une heure avant la fin de la journée de travail ;
  • Demain affiche un rappel au début du prochain jour ouvrable ;
  • Cette semaine affiche un rappel dans deux jours ouvrables, au début de la journée ;
  • Semaine prochaine affiche un rappel au début du premier jour ouvré de la semaine suivante ;
  • Aucune date n’affiche aucun rappel répétitivement un rappel, tout au long de la journée en cours ;
  • Personnalisé permet de choisir précisément la date et l’heure du rappel.

Tous les e-mails ainsi marqués sont répertoriés dans le volet des tâches. Si ce volet n’est pas affiché, basculez sur l’onglet Affichage dans le ruban. Dans le groupe Disposition, cliquez sur Barre des tâches et choisissez Tâches dans le menu. Les messages marqués en tant que tâches (c’est-à-dire pour lesquels vous avez défini un drapeau) apparaissent classés par date d’échéance. Si vous le souhaitez, vous pouvez cliquer sur l’en-tête Réorganiser par pour choisir un autre ordre de tri.

Si le volet des tâches ne suffit pas pour attirer votre attention, vous pouvez demander l’affichage d’un rappel. Cliquez du bouton droit sur le drapeau et sélectionnez Ajouter un rappel dans le menu. Il ne vous reste plus qu’à choisir un jour et une heure et à cliquer sur OK. En temps voulu, une fenêtre popup vous rappellera que vous avez un message à lire.

Il est également possible de marquer et/ou d’ajouter un rappel sur un message que vous envoyez. Dans la fenêtre de composition de message, sous l’onglet Message, cliquez sur l’icône Assurer un suivi du groupe Indicateurs et sélectionnez une entrée dans le menu. Si vous désirez associer un rappel au message, cliquez sur Assurer un suivi puis sur Ajouter un rappel.

Cochez la case Mon indicateur, choisissez le type de l’indicateur dans la liste déroulante Indicateur pour, cochez la case Rappel, indiquez la date et l’heure du rappel et validez en cliquant sur OK.

Les messages marqués pour le suivi apparaissent dans le volet des tâches. Ceux pour lesquels un rappel a été mis en place seront signalés en temps voulu dans une fenêtre popup.

Enfin, pour terminer, sachez qu’il suffit de cliquer sur le drapeau d’un message dans le volet des tâches pour mettre fin à son suivi.


Pour répondre à un e-mail, cliquez sur son en-tête dans le volet d’en-têtes, puis sur l’icône Répondre dans l’onglet Accueil. Une fenêtre de composition de message contenant le message original est immédiatement affichée. Le nom du destinataire et l’objet du message sont automatiquement remplis. Taper votre réponse dans le corps du message et cliquez sur Envoyer.

Si le message auquel vous voulez répondre a été envoyé à plusieurs personnes, vous pouvez envoyer votre réponse à tous ceux qui ont reçu le message original. Il vous suffit pour cela de cliquer sur l’icône Répondre à tous et non sur l’icône Répondre dans l’onglet Accueil du ruban.