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Vous désirez planifier efficacement votre activité professionnelle ? Utilisez le système de tâches d’Outlook. Vous pourrez ainsi fixer des dates limites d’exécution et assurer le suivi de vos activités.

Les tâches peuvent être :

• Uniques. Par exemple un paiement par carte de crédit.
• Régulières. Par exemple le règlement mensuel d’un prêt hypothécaire.
• Ou encore se terminer à une certaine date. Par exemple, un projet qui doit impérativement se terminer à une date précise.

Pour créer une tâche unique, cliquez sur l’icône Tâches dans la barre de navigation, puis sur l’icône Nouvelle tâche, sous l’onglet Accueil, dans le groupe Nouveau du ruban. Dans la zone Objet, tapez le nom de la tâche. Sélectionnez les options dont vous avez besoin et cliquez sur l’icône Enregistrer & fermer dans le groupe Actions.

Pour créer une tâche qui se répète à intervalles réguliers, cliquez sur l’icône Tâches dans la barre de navigation, puis sur l’icône Nouvelle tâche, sous l’onglet Accueil, dans le groupe Nouveau du ruban. Dans la zone Objet, tapez le nom de la tâche. Sélectionnez les options dont vous avez besoin. Cliquez sur l’icône Périodicité dans le groupe de même nom et définissez la périodicité de la tâche. Ici par exemple, la sauvegarde de la base de données doit se faire toutes les semaines, le Vendredi. Aucune date de fin n’est prévue. Cliquez sur OK puis sur l’icône Enregistrer & fermer.

Enfin, pour créer une tâche périodique qui tient compte de la date d’achèvement de la tâche précédente, vous devez créer une « régénération de tâche ». Cliquez sur l’icône Tâches dans la barre de navigation, puis sur l’icône Nouvelle tâche, sous l’onglet Accueil, dans le groupe Nouveau du ruban. Dans la zone Objet, tapez le nom de la tâche. Sélectionnez les options dont vous avez besoin. Cliquez sur l’icône Périodicité dans le groupe de même nom. Sélectionnez l’option Régénérer une nouvelle tâche, puis choisissez un délai pour recréer la tâche. Lorsque la tâche périodique précédente sera terminée, ce délai devra s’écouler avant qu’une nouvelle tâche ne soit créée. Ici par exemple, le délai avant la création automatique d’une nouvelle tâche est fixé à 2 semaines. Cliquez sur OK puis sur Enregistrer et fermer.

Les réunions sont comparables aux rendez-vous, si ce n’est qu’elles impliquent plusieurs personnes. Les confirmations des différents participants sont envoyées dans votre boîte de réception.

Pour créer une nouvelle réunion, cliquez sur Calendrier dans la barre de navigation, puis sur l’icône Nouvelle réunion, sous l’onglet Accueil, dans le groupe Nouveau du ruban.

Une fenêtre de composition de message s’affiche.

Décrivez en quelques mots la réunion dans la zone Objet,

Indiquez l’emplacement de la réunion dans la zone Emplacement.

Définissez les heures de début et de fin de la réunion dans les listes déroulantes Heure de début et Heure de fin.

Si nécessaire, entrez toute information complémentaire dans la partie inférieure de la fenêtre.

Sous l’onglet Réunion, dans le groupe Afficher, cliquez sur Planification.

Cliquez sur Ajouter d’autres personnes et sélectionnez A partir du carnet d’adresses. Cette action affiche la boîte de dialogue Sélectionnez les participants et les ressources. Choisissez tour à tour toutes les personnes qui doivent participer à la réunion et cliquez sur Obligatoire, Facultatif ou Ressources, selon si la présence de la personne est obligatoire, facultative ou s’il s’agit de réserver une salle ou du matériel.

Cliquez sur OK lorsque tous les participants ont été sélectionnés.

Dans la vue Planification, la réunion est matérialisée par une bande de couleur bleue. Lorsque cette information est connue, la grille indique la disponibilité de chaque participant.

Cliquez sur Envoyer pour envoyer votre demande de réunion à tous les participants.

Lorsque les participants répondront à votre demande de réunion, leur disponibilité sera automatiquement signalée dans votre calendrier.